본 기사는 현지 일본인이 작성했습니다.
외국인 사원이 일본에서 생활을 시작하고 몇 달에서 몇 년이 지났을 무렵 반드시 직면하는 불만이 있습니다. 바로 “수속 때문에 은행에 가야 하는데 평일 15시에 문을 닫아버리기 때문에 연차를 쓰거나 조퇴할 수밖에 없다”는 문제입니다.
많은 국가에서는 은행 창구가 저녁 17시~18시까지 열려 있거나 주말에도 영업하는 것이 일반적입니다. 그러나 일본의 은행 창구는 법률과 상거래 관습에 의해 ‘평일 15시’에 셔터를 내립니다. 외국인 특유의 ‘재류카드 갱신’이나 ‘해외 송금 한도액 변경’ 등의 수속이 발생할 때마다 사원이 결근한다면 업무에 큰 지장을 초래합니다. 본 기사에서는 창구에 가지 않고 은행 수속을 완결시키기 위한 객관적인 실무 절차와 대체 수단을 해설합니다.
1. 왜 일본의 은행은 ’15시’에 문을 닫을까?
【요약】은행법에 근거한 규칙과 15시 이후에 이루어지는 ‘백오피스에서의 자금 결제(환어음 정산)’라는 일본 특유의 시스템 구조가 원인입니다.
일본의 은행이 15시에 창구를 닫는 것은 단순한 서비스 부족이 아니라, ‘은행법 시행규칙’이라는 법령에 의해 영업시간이 “오전 9시부터 오후 3시까지”로 원칙 규정되어 있기 때문입니다.
또한 실무적인 이유로서 15시 이후에 은행원은 창구 뒤편(백오피스)에서 그날 접수한 방대한 세금 납부 처리나 타행 송금, 어음, 수표 등의 ‘데이터 대조와 자금 결제(전국 은행 시스템 마감 처리)’를 정확하게 수행해야 합니다. 1엔의 오차도 허용되지 않는 이 정산 작업을 확실하게 하기 위해 15시를 기점으로 고객 응대를 물리적으로 차단하는 구조로 되어 있습니다. 이 배경을 외국인 사원에게 논리적으로 설명하여 “불평해 봤자 열리지 않는 건 열리지 않는다”고 인식시키는 것이 첫걸음입니다.
2. 외국인 특유의 ‘재류카드 갱신’은 앱으로 완결시킨다
【요약】계좌 동결의 원인이 되는 ‘재류 기한 갱신 수속’은 현재 대부분의 메가 뱅크에서 스마트폰 전용 앱을 통해 제출 가능합니다.
외국인 사원이 “어떻게든 은행 창구에 가야만 한다”고 호소하는 가장 흔한 이유가 은행에서 날아온 “재류카드의 체류 기한이 다가오고 있습니다. 새로운 카드를 제시해 주십시오”라는 통지입니다. 자금 세탁 방지(AML)의 엄격화로 인해 이 기한까지 새로운 카드를 제출하지 않으면 계좌는 강제 동결되어 급여 인출도 할 수 없게 됩니다.
과거에는 이 수속을 위해 유급 휴가를 내고 창구에 가야 했지만, 현재는 미쓰비시 UFJ 은행, 미쓰이 스미토모 은행, 우체국 은행 등 주요 금융 기관이 ‘재류카드 갱신 전용 앱’이나 ‘인터넷 뱅킹 업로드 기능’을 제공하고 있습니다. 인사 담당자는 계좌 개설 시점에 반드시 ‘은행 공식 앱’을 설치하게 하고, 갱신 시기가 오면 스마트폰으로 양면을 촬영하여 전송하는 것만으로 수속이 끝나는 동선을 구축해 주십시오.
3. 15시 이후나 주말에도 작동하는 ‘고기능 단말기(STM)’ 활용
【요약】창구가 닫힌 후라도 주소 변경이나 카드 재발급이 가능한 ‘TV 창구’ 등 무인 단말기를 이용하면 퇴근길에 수속이 가능합니다.
인감 분실이나 현금카드 재발급, 혹은 복잡한 주소 변경 등 아무래도 앱으로 완결되지 않는 수속이 발생한 경우라도 회사를 쉴 필요는 없습니다. 메가 뱅크의 대부분은 ATM 코너 옆에 ‘고기능 단말기(STM: Smart Teller Machine / TV 창구 등)’를 설치해 두고 있습니다.
이러한 단말기는 은행 오퍼레이터와 화면 너머로 통화하면서 스캐너로 본인 확인 서류를 읽어들이게 함으로써 창구와 거의 동등한 수속이 가능합니다. 많은 고기능 단말기는 “평일 18시~19시까지”나 “토요일·일요일”에도 가동됩니다. 사원에게 “창구 영업시간 외라도 무인 단말기를 쓰면 퇴근 후나 주말에 처리할 수 있다”는 객관적인 사실을 안내해 주십시오.
4. 실무적 Q&A(인사 담당자가 안내해야 할 트러블 회피)
【요약】점심시간 이용의 리스크나 인사 담당자에 의한 대리 수속 불가 등 실무에서 빈발하는 의문에 답변합니다.
Q. 회사의 점심시간(1시간)을 이용하여 사원을 은행 창구에 다녀오게 해도 됩니까?
A. 권장하지 않습니다. 11:30~13:30의 런치 타임은 주변 회사원들이 일제히 은행에 몰려들기 때문에 창구가 하루 중 가장 붐비는 시간대입니다. 게다가 최근에는 창구가 ‘완전 사전 예약제’로 전환되고 있어 예약 없이 방문해도 접수해 주지 않습니다. 1시간의 휴식 시간 내에 차례가 와서 수속을 마치고 회사로 복귀하는 것은 물리적으로 거의 불가능합니다.
Q. 일본어를 못하는 사원 대신 인사 담당자가 위임장을 가지고 창구에서 수속을 대행할 수 있습니까?
A. 실무상 극히 어렵습니다. 일본의 금융 기관은 범죄수익이전방지법에 의해 본인의 의사 확인을 극단적으로 엄격화하고 있습니다. 위임장이 있다고 하더라도 “왜 본인이 올 수 없는가”에 대한 엄격한 추궁이나 사원 본인에 대한 전화 확인이 요구되며, 최악의 경우 대리인에 의한 수속을 거절당합니다. 대리인을 세우는 수고를 들이느니 다국어 지원 인터넷 뱅킹을 이용하게 하거나 콜센터의 통역 서비스를 활용하게 하는 것이 가장 합리적입니다.
결론: 은행 수속은 ‘스마트폰으로의 완전 이행’을 전제로 한다
일본 은행의 ’15시 마감 룰’은 외국인 사원의 노동 생산성을 저하시키는 보이지 않는 장벽입니다. 인사 담당자는 “은행 = 매장에 가는 곳”이라는 낡은 패러다임을 버리게 하고, 입국 직후 오리엔테이션에서 “모든 금융 수속은 앱과 웹으로 완결시킨다”는 디지털 전환을 필수 사내 규칙으로 철저히 주지시켜 주십시오.