본 기사는 현지 일본인이 작성했습니다.
외국인 사원이 일본의 공적 연금 제도(후생연금 또는 국민연금)에 가입하면 그 개인을 특정하기 위한 10자리 번호가 부여됩니다. 이것이 ‘기초연금번호’입니다. 이 번호를 증명하는 서류 취급에 관하여 현재 많은 기업에서 외국인 사원과 트러블이 발생하고 있습니다.
특히 일본의 연금 제도 구조를 이해하지 못하는 외국인에게 일본어로 쓰인 공적 서류는 ‘그저 종이 쪼가리’로 보이기 십상이며, 이사할 때 등에 쉽게 버리거나 분실해 버립니다. 그러나 이 번호를 모르게 되면 장래에 귀국할 때의 ‘연금 환급(탈퇴일시금)’ 수속이 치명적으로 지연됩니다. 본 기사에서는 기초연금번호의 객관적인 중요성과 회사 차원에서 사원의 권리를 지키기 위한 확실한 보관 절차를 해설합니다.
1. 폐지된 ‘파란색 수첩’과 현재의 ‘종이 통지서’
【요약】2022년 4월 법 개정으로 책자 형태의 연금수첩은 폐지되었으며, 현재는 단순한 종이인 ‘기초연금번호 통지서’가 발급되고 있습니다. 이것이 분실의 가장 큰 원인입니다.
과거 일본의 연금 제도에서는 가입자 전원에게 파란색(또는 오렌지색) 책자 형태의 ‘연금수첩’이 교부되었습니다. 책자 형태면 ‘중요한 신분 증명서’로서의 시각적인 설득력이 있었기 때문에 외국인 사원도 여권 등과 함께 소중히 보관하는 경향이 있었습니다.
그러나 행정의 디지털화에 발맞추어 2022년 4월부로 연금수첩의 신규 발급은 폐지되었습니다. 현재 새롭게 연금 제도에 가입한 외국인 사원의 자택으로 우송되어 오는 것은 엽서 크기의 얇은 종이인 ‘기초연금번호 통지서’입니다. 일본어를 읽지 못하는 사원은 이것을 구청에서 온 불필요한 전단지나 다이렉트 메일로 착각하여 뜯어보지도 않고 버리는 케이스가 빈발하고 있습니다. 인사 담당자는 입사 직후 단계에서 “조만간 도착할 종이 통지서는 지극히 중요한 유가증권과 같다”는 사실을 명확하게 경고해야 합니다.
2. 외국인 사원에게 있어 ‘기초연금번호’의 절대적 가치
【요약】귀국 시 지불한 연금을 돌려받는 ‘탈퇴일시금’ 청구에 있어서 기초연금번호는 필수 키가 됩니다.
일본의 연금 보험료는 매월 수만 엔으로 매우 고액입니다. 외국인 사원 상당수는 “일본에서 노후를 맞이할 생각이 없으니 연금을 내는 것은 낭비다”라고 생각하기 쉽지만, 일본의 제도에는 ‘탈퇴일시금(닷타이 이치지킨)’이라는 구제 조치가 마련되어 있습니다.
이는 일본에서 6개월 이상 연금을 납부한 외국인이 본국으로 영구 귀국할 때 소정의 수속을 밟음으로써 과거에 지불한 보험료의 일부(상한 60개월분, 수십만 엔~수백만 엔 규모)를 환급받는 제도입니다.
이 고액의 환급 수속을 일본연금기구에 신청할 때, 신청서에 ‘정확한 기초연금번호’를 기재하고 ‘기초연금번호 통지서(또는 연금수첩)의 원본 또는 사본’을 첨부할 것이 법적으로 요구됩니다. 번호를 모르면 환급 수속은 암초에 부딪히며, 사원은 막대한 금전적 손실을 보게 됩니다.
3. 인사 담당자가 철저히 해야 할 ‘디지털 보관’
【요약】원본은 ‘사원 개인의 소유물’로서 본인이 관리하게 하고, 인사부는 리스크 헷지로서 입사 시 ‘선명한 스캔 데이터(PDF)’를 보관합니다.
과거 일본 기업에서는 사원의 연금수첩을 ‘회사(금고)가 맡아서 일괄 관리한다’는 운영이 일반적이었으나, 현재 이 수법은 권장되지 않습니다. 퇴사 시 반환 누락 트러블이나 개인정보 보호 관점에서, 원본은 어디까지나 ‘사원 본인의 책임하에 보관하게 하는’ 것이 현대 컴플라이언스의 최적해입니다.
그러나 외국인 사원의 분실 리스크를 고려하면 본인에게 전적으로 맡기는 것은 위험합니다. 인사 담당자는 이하의 프로세스를 구축해 주십시오.
- 단계 1: 사원의 자택에 ‘기초연금번호 통지서(또는 낡은 파란색 수첩)’가 도착하면 다음 날 반드시 회사로 지참하게 한다.
- 단계 2: 인사부에서 그 서류를 선명하게 스캔하여 PDF 데이터로서 사내의 안전한 서버(인사 클라우드 등)에 반영구적으로 저장한다.
- 단계 3: 원본을 사원에게 반환하며 “여권이나 재류카드와 같은 장소에, 귀국하는 날까지 절대로 버리지 말고 보관할 것”이라고 엄명한다.
이 데이터만 회사에 남아 있으면 만에 하나 사원이 원본을 분실하고 귀국해버린 경우라도 PDF 사본을 사용하여 탈퇴일시금 청구 수속을 지원하는 것이 가능해집니다.
4. 실무적 Q&A(인사 담당자가 알아두어야 할 트러블 대처)
【요약】기초연금번호의 복수 발급 트러블이나 분실 시 재발급 수속에 걸리는 시간적 제약에 대해 답변합니다.
Q. 이직해 온 외국인 사원이 “기초연금번호를 모른다”고 합니다. 어떻게 해야 합니까?
A. 일본 국내에서 취업한 경험이 있다면 반드시 1개의 기초연금번호를 가지고 있습니다. 본인이 분실한 경우 원칙적으로 사원 본인이 거주지 관할 연금사무소(또는 구청의 국민연금 창구)에 가서 ‘기초연금번호 통지서 재교부 신청’을 해야 합니다. 재발급되어 자택으로 우송되기까지 약 1~2주가 걸립니다. 번호를 모르는 채로 회사에서 새롭게 가입 수속을 진행하면 “한 사람에게 두 개의 번호가 발급되는” 심각한 데이터 통합 트러블로 발전하므로, 반드시 이전 번호를 판명시킨 뒤에 수속을 진행해 주십시오.
Q. 귀국 직전이 되어서야 통지서를 분실한 것을 알았습니다. 바로 재발급할 수 있습니까?
A. 일본에 주민표가 있는 기간이라면 재발급 신청은 가능하지만, 앞서 언급했듯 수중에 도착하기까지 수 주일이 걸립니다. 만약 귀국 비행기 탑승이 눈앞에 다가온 경우 서류를 받을 수 없어 탈퇴일시금 신청에 큰 지장이 생깁니다. 그렇기 때문에 입사 시 회사 측에서 ‘PDF 데이터’를 확보해 두는 프런트 로딩이 사원의 자산을 지키는 최후의 보루가 되는 것입니다.