本文由在地日本人撰寫。
外籍員工在日本開始工作，當他們拿到第一張「薪資明細（薪資條）」時，人事部有極高的機率會收到近乎抱怨的質疑：「到手金額比合約上寫的少太多了」、「為什麼公司要擅自從我的薪水裡扣除保險費？」
在世界上許多國家，薪資都是按稅前總額（Gross）全額發放，稅金和保險費由員工自己事後繳納。因此，日本這種「薪資代扣（源泉徵收）」的制度，在他們看來往往像是一種不合理的剝削。
如果對這種不滿置之不理，將直接導致員工對公司產生不信任感。人事擔當者必須向員工明確解釋企業員工加入的「社會保險（社保）」與自營商加入的「國民健康保險（國保）」之間的區別，並以客觀事實說明公司是如何替員工承擔了巨大的財務壓力的。
1. 企業員工加入的「社會保險（社保）」的基本結構
【摘要】企業員工原則上必須加入包含健康保險和厚生年金在內的「社會保險」。這是日本的法定義務，沒有選擇的餘地。
在日本國內的企業（事業所）全職工作的外籍員工，無論國籍，法律都強制要求其加入「社會保險（健康保險・厚生年金保險）」。諸如「我很健康，不需要保險」、「我會買自己國家的商業保險，請把我排除在外」等出於個人意願的退保要求，因涉嫌違法是絕對不被允許的。
加入社會保險後，除了在工作之外生病或受傷時原則上只需承擔「30%」的醫療費外，還能獲得將來領取養老金（或回國時領取退保結算金）的權利。首先必須向員工堅定地傳達這一前提：「這是基於日本法律的強制義務」。
2. 展示「勞資折半」這一壓倒性的優勢
【摘要】國民健康保險是「全額自費」，但社會保險中，公司會承擔「一半」的保費。薪資代扣是保護員工的機制。
消除外籍員工不滿的最大關鍵點，在於向他們解釋「勞資折半（勞資雙方各負擔一半）」的機制。
如果員工以自營商或無業身分加入「國民健康保險（國保）」和「國民年金」，每個月高昂的保費將是「100%全額由個人承擔」。但是，企業員工加入的「社會保險（社保）」，每個月保費的「一半（50%）」，是由公司自掏腰包替員工繳納給國家的。
看著薪水裡被扣除了幾萬日圓，感覺像是虧了錢，但實際上是「公司也拿出了同等金額的幾萬日圓，作為你的保費一起交給了國家」。透過合乎邏輯地解釋這一事實，能讓員工認識到薪資代扣不僅不是剝削，反而是「來自公司的巨大資金支持」。
3. 斬斷因欠繳導致「簽證更新被拒」的風險
【摘要】薪資代扣是防止因忘記繳費而導致保費滯納，從而確保將來能順利「更新或變更在留資格（簽證）」的最強防衛策。
近年來，日本的出入國在留管理廳（入管局）在外籍人士的在留資格（工作簽證或永住權等）更新審查中，對「稅金和社會保險費的繳納情況」的核查變得極其嚴格。
如果不透過薪資代扣，而是讓員工自己拿著單子去便利商店繳納國民健康保險費，因語言障礙或一時疏忽導致「欠繳（滯納）」的風險就會直線飆升。哪怕只有一次未繳納保費的紀錄，都可能導致下一次簽證更新被拒，進而演變成被強制遣返回國的嚴重事態。
從薪資中直接代扣（源泉徵收），正是為了保護外籍員工免受此類致命合規違規處罰的最安全的自動化系統。
4. 實務Q&A（人事擔當者應傳達的避坑指南）
【摘要】解答隨行家屬免交保費的特例，以及如何處理入職前加入的國民健康保險造成的「雙重扣費」問題。
Q. 我帶著妻子和兩個孩子一起來日本。如果全家的保險費都要我出，薪水就所剩無幾了，這該怎麼辦？
A. 這正是企業社會保險（社保）的最大優勢所在。如果是國民健康保險（國保），保費會隨著家庭人數的增加按人頭遞增；但在公司的社會保險中，只要將符合條件的配偶和子女納入「撫養（Fuyo）」名單，家屬的保險費就是「完全免費（追加負擔為零）」的。只需交員工本人一人份的保費，全家都能獲得健康保險卡，員工的財務負擔將大幅銳減。
Q. 家裡的信箱收到了「國民健康保險」的繳費單。我的薪水裡已經扣了社會保險費，難道兩邊都要交嗎？
A. 絕對不要去交。這是陷入了「雙重參保」的狀態。為了覆蓋入境後到入職日之間的那幾天空白期，員工在區役所加入了「國民健康保險」，而在切換為公司的「社會保險」後，原先的國保是不會自動取消的。員工本人必須親自去一趟區役所，出示公司的新健康保險卡並辦理「退出國民健康保險的手續」，否則催款單會一直寄來。請指導員工盡快去區役所辦理退保。
結論：合乎邏輯地解釋「代扣」理由，建立信賴關係
外籍員工對薪資計算的不滿，源於對日本複雜的社會保障制度的「無知與不安」。人事擔當者絕不能簡單粗暴地用一句「這是法律規定」來打發員工，而應客觀地展示「公司承擔了一半保費」、「這是為了保護簽證更新的自動化機制」、「家屬保費全免」等實實在在的優勢，從而消除他們在新生活中的疑慮。