本文由当地日本人撰写。
外籍员工在日本开始工作，当他们拿到第一张“工资明细（工资条）”时，人事部有极高的概率会收到近乎抱怨的质疑：“到手金额比合同上写的少太多了”、“为什么公司要擅自从我的工资里扣除保险费？”
在世界上许多国家，工资都是按税前总额（Gross）全额发放，税金和保险费由员工自己事后缴纳。因此，日本这种“工资代扣（源泉征收）”的制度，在他们看来往往像是一种不合理的剥削。
如果对这种不满置之不理，将直接导致员工对公司产生不信任感。人事担当者必须向员工明确解释企业员工加入的“社会保险（社保）”与个体户加入的“国民健康保险（国保）”之间的区别，并以客观事实说明公司是如何替员工承担了巨大的财务压力的。
1. 企业员工加入的“社会保险（社保）”的基本结构
【摘要】企业员工原则上必须加入包含健康保险和厚生年金在内的“社会保险”。这是日本的法定义务，没有选择的余地。
在日本国内的企业（事业所）全职工作的外籍员工，无论国籍，法律都强制要求其加入“社会保险（健康保险・厚生年金保险）”。诸如“我很健康，不需要保险”、“我会买自己国家的商业保险，请把我排除在外”等出于个人意愿的退保要求，因涉嫌违法是绝对不被允许的。
加入社会保险后，除了在工作之外生病或受伤时原则上只需承担“30%”的医疗费外，还能获得将来领取养老金（或回国时领取退保结算金）的权利。首先必须向员工坚定地传达这一前提：“这是基于日本法律的强制义务”。
2. 展示“劳资折半”这一压倒性的优势
【摘要】国民健康保险是“全额自费”，但社会保险中，公司会承担“一半”的保费。工资代扣是保护员工的机制。
消除外籍员工不满的最大关键点，在于向他们解释“劳资折半（劳资双方各负担一半）”的机制。
如果员工以个体户或无业身份加入“国民健康保险（国保）”和“国民年金”，每个月高昂的保费将是“100%全额由个人承担”。但是，企业员工加入的“社会保险（社保）”，每个月保费的“一半（50%）”，是由公司自掏腰包替员工缴纳给国家的。
看着工资里被扣除了几万日元，感觉像是亏了钱，但实际上是“公司也拿出了同等金额的几万日元，作为你的保费一起交给了国家”。通过合乎逻辑地解释这一事实，能让员工认识到工资代扣不仅不是剥削，反而是“来自公司的巨大资金支持”。
3. 斩断因欠缴导致“签证更新被拒”的风险
【摘要】工资代扣是防止因忘记缴费而导致保费滞纳，从而确保将来能顺利“更新或变更在留资格（签证）”的最强防卫策。
近年来，日本的出入国在留管理厅（入管局）在外籍人士的在留资格（工作签证或永住权等）更新审查中，对“税金和社会保险费的缴纳情况”的核查变得极其严格。
如果不通过工资代扣，而是让员工自己拿着单子去便利店缴纳国民健康保险费，因语言障碍或一时疏忽导致“欠缴（滞纳）”的风险就会直线飙升。哪怕只有一次未缴纳保费的记录，都可能导致下一次签证更新被拒，进而演变成被强制遣返回国的严重事态。
从工资中直接代扣（源泉征收），正是为了保护外籍员工免受此类致命合规违规处罚的最安全的自动化系统。
4. 实务Q&A（人事担当者应传达的避坑指南）
【摘要】解答随行家属免交保费的特例，以及如何处理入职前加入的国民健康保险造成的“双重扣费”问题。
Q. 我带着妻子和两个孩子一起来日本。如果全家的保险费都要我出，工资就所剩无几了，这该怎么办？
A. 这正是企业社会保险（社保）的最大优势所在。如果是国民健康保险（国保），保费会随着家庭人数的增加按人头递增；但在公司的社会保险中，只要将符合条件的配偶和子女纳入“抚养（Fuyo）”名单，家属的保险费就是“完全免费（追加负担为零）”的。只需交员工本人一人份的保费，全家都能获得健康保险卡，员工的财务负担将大幅锐减。
Q. 家里的信箱收到了“国民健康保险”的缴费单。我的工资里已经扣了社会保险费，难道两边都要交吗？
A. 绝对不要去交。这是陷入了“双重参保”的状态。为了覆盖入境后到入职日之间的那几天空白期，员工在区役所加入了“国民健康保险”，而在切换为公司的“社会保险”后，原先的国保是不会自动取消的。员工本人必须亲自去一趟区役所，出示公司的新健康保险卡并办理“退出国民健康保险的手续”，否则催款单会一直寄来。请指导员工尽快去区役所办理退保。
结论：合乎逻辑地解释“代扣”理由，建立信赖关系
外籍员工对工资计算的不满，源于对日本复杂的社会保障制度的“无知与不安”。人事担当者绝不能简单粗暴地用一句“这是法律规定”来打发员工，而应客观地展示“公司承担了一半保费”、“这是为了保护签证更新的自动化机制”、“家属保费全免”等实实在在的优势，从而消除他们在新生活中的疑虑。