本文由当地日本人撰写。
外籍员工赴任后，房子定好了，水电煤气也开通了，就在大家刚松一口气时，往往会发生这样的麻烦：“没收到电费或燃气费的账单，结果被当成欠费，导致水电煤气被停”。
造成这一麻烦的最大原因，在于外籍员工没有在新居的信箱（邮筒）上贴上“自己的名字”。在海外许多国家，通常“只要地址和房间号是对的，信件就会被投递”。然而，日本的邮政投递系统运行的却是完全不同的标准。本文将解说如何通过客观的实务步骤，防止因初期文件无法送达而导致的生活崩溃。
1. 日本邮政投递中严格的“居住确认”规则
【摘要】日本的邮递员会核实“收件人是否真的住在这里”。如果信箱上没有名字，信件将被视为“收件人不明”而退回。
日本的邮局（日本邮政）为了防止错投，实行着独特的“居住确认”制度。邮递员在投递前，会核对信件上的收件人姓名与信箱上标示的姓名是否一致。
如果新居的信箱上什么名字都没写，完全是“空白”状态，邮递员就会判断“这个房间还是空室”或者“收件人不住在这里”。结果，无论是公共事业费的账单、银行的银行卡，还是区政府寄来的健康保险证等新生活必不可少的重要文件，都会被当作“收件人不明”退还给发件人。
2. 账单被退回所引发的次生风险
【摘要】如果收不到基础设施公司的账单，就会在没有察觉欠费的情况下被强制停水停电停气。
在银行自动代扣或信用卡支付的注册完成之前的最初1到2个月内，纸质的“账单（缴费单）”会被投递到信箱中，您需要带着它去便利店支付。
如果这份账单因为信箱没有标名而被退回给基础设施公司，公司方面就会判断为“签约人实际上并没有入住”，或者仅仅将其作为“拖欠费用”处理。几周后，甚至连催缴单都不会收到，就会直接导致突然被停电或切断燃气供应。
3. 防止文件无法送达的“3个物理行动”
【摘要】务必在信箱上同时标明罗马字母和片假名，并向邮局提交“转居申报（搬家通知）”。
人事担当者请务必通知外籍员工，在入住的当天执行以下3个行动。
- 行动1：在信箱上贴上名字（门牌）
即使是用手写的纸条或纸胶带也没关系。把自己的名字贴在信箱显眼的位置。 - 行动2：同时标明罗马字母和“片假名”
如果基础设施的合同是用片假名签订的，邮递员有时会无法将其与罗马字母的门牌核对上。请务必像“Smith John（スミス ジョン）”这样，同时标明罗马字母和片假名。 - 行动3：向邮局提交“转居申报”
在信箱上贴名字的同时，前往最近的邮局提交“转居申报（转入通知，也可通过网络提交e转居）”。这样一来，邮局的数据库中就会正式登记“此人已开始居住在此地址”的事实，从而确保信件被准确投递。
4. 实务Q&A（隐私与法人合同的纠纷）
【摘要】解答因顾虑隐私不想标出名字时的应对方法，以及公司宿舍（法人合同）情况下的收件人书写规则。
Q. 出于安全和隐私的考虑，员工说不想在信箱上标出全名。
A. 不需要全名。仅标出“Smith”等姓氏，甚至只写首字母，也能作为投递的参考。此外，不把名字标签贴在信箱外面，而是贴在“信箱投递口的内侧（只有邮递员掀开挡板时才能看到的位置）”也是一种有效的做法。同时，只要向邮局提交了转居申报，即使门牌上的信息是最低限度的，信件无法送达的风险也会大幅降低。
Q. 公寓是以“公司名义（法人合同）”租的。收件人名字该怎么写？
A. 如果是向法人合同的公司宿舍投递寄给员工个人的信件，最稳妥的做法是在信箱上同时标示“公司名称”和“员工个人姓名”。如果公寓规定信箱上只能标示公司名称，请指导员工在办理基础设施合同或网购注册地址的末尾加上“转交（〇〇株式会社様方 / c/o Company Name）”。
结论：在“入住首日”让员工认识到日本投递系统的差异
“不写名字就不投递”，日本这项严格的邮政规则对许多外国人来说是意料之外的障碍。为了防止初期基础设施账单、区政府寄来的在留卡相关通知等直接关系到生活基础的重要文件丢失，人事担当者必须在入住时的培训中，将“在信箱上标名并向邮局登记”作为一项强制任务纳入其中。