本文由在地日本人撰寫。
在日本進行租賃合約時，在看中房源後攔在面前的最大關卡就是「入住審查」。日本的房地產審查是書面至上主義，文件的缺失或提交延遲會惡化房東或擔保公司的心證，直接導致「審查落選」。
本文將徹底解說外籍租客為了確保通過審查所必須準備的文件大全。結論就是：只要提前將「合法在留身分的證明」、「支付能力的視覺化」、「確保國內緊急聯絡人」這三大支柱完美打包並提交，就能完全消除管理公司和房東的顧慮。
1. 進入審查環節的「基本文件」三件套
無論國籍或職業，在房源申請（開始審查）階段，都必須提交以下基本文件。
① 身分證明文件（在留卡與護照）
這是證明合法逗留的絕對條件。在留卡（Residence Card）不僅要提交正面，還要務必提交「背面」的影本（因為上面記載有住址變更歷史等）。護照需要複印帶有面部照片的頁面，以及貼有最新簽證（查證）貼紙的頁面。
② 日本國內的手機號碼
這是為了接聽擔保公司進行的「本人確認電話」所必需的。海外手機號碼或不支援語音通話的數據專用SIM卡，通常不被接受。在開始找房之前，請務必簽約一個以「090/080/070」開頭、具備國內語音通話功能的SIM卡。
③ 日本國內「緊急聯絡人」的資訊
這是外籍租客最容易卡住的點。緊急聯絡人並非「幫忙分擔房租的連帶保證人」，而是當發生火災、漏水，或者本人音訊全無時，「管理公司用來取得聯繫的視窗」。需要在申請書上填寫符合以下條件的人士的【姓名・住址・電話號碼・出生日期】：
- 居住在日本國內（即使是親屬，住在海外的也不行）
- 能夠用日語進行電話溝通（通常不問國籍）
2. 審查勝負關鍵的「收入・支付能力」證明書
這是客觀證明能夠每月確實支付房租的文件。請根據您目前的身分（職業）準備以下文件。
| 當前身分 | 應提交的必要文件 | 證明目的 |
|---|---|---|
| 公司職員・外派人員 | ・僱傭合約或錄取通知書 ・最近的薪資明細（3個月分） | 證明在日本國內擁有持續且穩定的薪資收入。 |
| 創業者・自由職業者 | ・法人登記簿謄本（已設立的情況） ・上一年度的納稅證明書 | 證明業務實體以及過去1年的業務收入（利潤）。 |
| 創業準備中・無業 | ・存款餘額證明 （參考：2年房租以上的餘額） | 證明即使沒有持續收入，也能擁有以現有資金支付房租的能力。 |
※ 餘額證明原則上以「日本銀行帳戶」發行的評價最高。如果提交海外帳戶的餘額證明（英文版），由於匯率風險的考慮，往往會被要求持有更高額的資金。
3. 合約辦理階段（審查通過後）所需的必要文件
在順利通過審查，進入正式合約簽字環節（正式合約）時，需要提交由役所（政府機關）發行的公文。
住民票（Certificate of Residence）的注意事項
在市役所或區役所發行。這裡有一個極度重要的實務注意事項：在向政府部門申請住民票時，請務必勾選「不記載（無）個人編號（MyNumber）」的選項。根據日本法律，房產公司禁止收集或保管客戶的個人編號，因此如果提交印有編號的住民票，會被拒絕收件，需要重新辦理。
印鑑與印鑑證明書
雖然目前越來越多的普通租賃合約或擔保公司合約可以接受「手寫簽名（署名）」，但部分保守的管理公司或高檔房源會要求提交在政府註冊的「印鑑（實印）」以及證明其效力的「印鑑證明書」。如果前提是長期居留，強烈建議您儘早製作印章並去政府部門完成註冊。
4. 實務Q&A（非標情況的對應）
Q. 因為入境前（居住在海外），還沒有「在留卡」。可以接受審查嗎？
A. 可以。如果是可以使用外國人專門擔保公司（如GTN等）的房源，可以透過提交「貼有日本大使館簽發簽證貼紙的護照」或「在留資格認定證明書（COE）」的影本，從海外先行進行審查。
Q. 我在日本沒有熟人，找不到可以做「緊急聯絡人」的人。
A. 通常可以委託任職公司的人事部負責人或上司。如果完全是一個人創業，可以利用提供「緊急聯絡人代理服務（費用約每年1萬〜2萬日圓）」的專業業者，或諮詢專門支持外國人的仲介，尋找可以使用代理公司的擔保公司。
Q. 文件都是英文的，可以直接提交嗎？
A. 一般的管理公司看不懂英文文件，這會導致審查中斷，或者被要求附上日文翻譯件。為了防止這種時間流失，請務必提前自行製作翻譯件（格式不限），或者指定提供多語言服務的擔保公司來協助審查。