本文由当地日本人撰写。
在日本进行租赁合同时，在看中房源后拦在面前的最大关卡就是“入住审查”。日本的房地产审查是书面至上主义，文件的缺失或提交延迟会恶化房东或担保公司的心证，直接导致“审查落选”。
本文将彻底解说外籍租客为了确保通过审查所必须准备的文件大全。结论就是：只要提前将“合法在留身份的证明”、“支付能力的视觉化”、“确保国内紧急联系人”这三大支柱完美打包并提交，就能完全消除管理公司和房东的顾虑。
1. 进入审查环节的“基本文件”三件套
无论国籍或职业，在房源申请（开始审查）阶段，都必须提交以下基本文件。
① 身份证明文件（在留卡与护照）
这是证明合法逗留的绝对条件。在留卡（Residence Card）不仅要提交正面，还要务必提交“背面”的复印件（因为上面记载有住址变更历史等）。护照需要复印带有面部照片的页面，以及贴有最新签证（查证）贴纸的页面。
② 日本国内的手机号码
这是为了接听担保公司进行的“本人确认电话”所必需的。海外手机号码或不支持语音通话的数据专用SIM卡，通常不被接受。在开始找房之前，请务必签约一个以“090/080/070”开头、具备国内语音通话功能的SIM卡。
③ 日本国内“紧急联系人”的信息
这是外籍租客最容易卡住的点。紧急联系人并非“帮忙分担房租的连带保证人”，而是当发生火灾、漏水，或者本人失联时，“管理公司用来取得联系的窗口”。需要在申请书上填写符合以下条件的人士的【姓名・住址・电话号码・出生日期】：
- 居住在日本国内（即使是亲属，住在海外的也不行）
- 能够用日语进行电话沟通（通常不问国籍）
2. 决定审查胜负的“收入・支付能力”证明书
这是客观证明能够每月切实支付房租的文件。请根据您当前的身份（职业）准备以下文件。
| 当前身份 | 应提交的必要文件 | 证明目的 |
|---|---|---|
| 公司职员・外派人员 | ・雇佣合同或录取通知书 ・最近的工资明细（3个月分） | 证明在日本国内拥有持续且稳定的工资收入。 |
| 创业者・自由职业者 | ・法人登记簿誊本（已设立的情况） ・上一年度的纳税证明书 | 证明业务实体以及过去1年的业务收入（利润）。 |
| 创业准备中・无业 | ・存款余额证明 （参考：2年房租以上的余额） | 即便没有持续收入，也能证明拥有以现有资金支付房租的能力。 |
※ 余额证明原则上以“日本银行账户”发行的评价最高。如果提交海外账户的余额证明（英文版），由于汇率风险的考虑，往往会被要求持有更高额的资金。
3. 合同办理阶段（审查通过后）所需的必要文件
在顺利通过审查，进入正式合同签字环节（正式合同）时，需要提交由役所（政府机关）发行的公文。
住民票（Certificate of Residence）的注意事项
在市役所或区役所发行。这里有一个极度重要的实务注意事项：在向政府部门申请住民票时，请务必勾选“不记载（无）个人编号（MyNumber）”的选项。根据日本法律，房产公司禁止收集或保管客户的个人编号，因此如果提交印有编号的住民票，会被拒绝收件，需要重新办理。
印鉴与印鉴证明书
虽然目前越来越多的普通租赁合同或担保公司合同可以接受“手写签名（署名）”，但部分保守的管理公司或高档房源会要求提交在政府注册的“印鉴（实印）”以及证明其效力的“印鉴证明书”。如果前提是长期居留，强烈建议您尽早制作印章并去政府部门完成注册。
4. 实务Q&A（非标情况的对应）
Q. 因为入境前（居住在海外），还没有“在留卡”。可以接受审查吗？
A. 可以。如果是可以使用外国人专门担保公司（如GTN等）的房源，可以通过提交“贴有日本大使馆签发签证贴纸的护照”或“出入国在留管理局签发的在留资格认定证明书（COE）”的复印件，从海外先行进行审查。
Q. 在日本没有熟人，找不到可以做“紧急联系人”的人。
A. 通常可以委托任职公司的人事部负责人或上司。如果完全是一个人创业，可以利用提供“紧急联系人代理服务（费用约每年1万〜2万日元）”的专业业者，或咨询专门支持外国人的中介，寻找可以使用代理公司的担保公司。
Q. 文件都是英文的，可以直接提交吗？
A. 普通的管理公司和房东看不懂英文文件，这会导致审查中断，或者被要求附上日文翻译件。为了防止这种时间流失，请务必提前自行制作翻译件（格式不限），或者指定提供多语言服务的担保公司来协助审查。