本文由当地日本人撰写。
外籍员工顺利入职，公司也为其办妥了社会保险（健康保险・厚生年金）的加入手续，但这并不意味着立刻就能高枕无忧。从入职之日算起，到实际将塑料材质的“健康保险卡”交到员工手中，通常会有1周至长达3周的时间差。
在这个“没有保险卡的空白期”里，员工本人或随行子女突发高烧或受伤而去医院就诊的情况屡见不鲜。如果在没有保险卡的状态下前往医院柜台，医疗费将是“100%全额自费”，面对高昂的账单，外籍员工往往会陷入恐慌。本文将解说如何排除这一空白期的财务风险，确保合法、顺利地接受医疗服务的客观防卫步骤。
1. 为什么会出现“保险卡空白期”？
【摘要】由于年金事务所的处理及邮寄需要物理时间，从入职日到保险卡送达之间不可避免地会产生时间差。
即使公司在员工入职日（取得资格日）向年金事务所提交了“健康保险・厚生年金保险被保险者资格取得申报书”，也要经历年金事务所的数据录入、保险卡印制、邮寄给公司、再由公司面交给员工等物理流程，最快也需要1周的时间。特别是在4月或10月等新员工扎堆入职的时期，等上将近3周也是常有的事。
这里的关键在于一种脱节：尽管“法律上健康保险的效力从入职日（取得资格日）就已经生效”，但“证明这一点的卡片却不在手里”。医院的收费窗口如果没有看到物理证明，原则上是不会为您按医保报销比例（自付30%）来计算费用的。
2. 防止100%全额自费的“资格证明书”事前开具法
【摘要】如果入职后极有可能需要立刻去医院，让人事在年金事务所开具“健康保险被保险者资格证明书”是最强的防卫策。
如果员工患有慢性病需要买药，或者带着年幼的孩子，判断其在保险卡送达前去医院的概率较高时，人事担当者应在办理入职手续的同时，向年金事务所申请开具“健康保险被保险者资格证明书”。
这份证明书是一份官方文件（纸质），用于证明：“虽然保险卡尚未发行，但此人毫无疑问已经加入了健康保险”。只要在医院柜台出示此证明，即使没有保险卡本体，也能从一开始就按“自付30%”的比例就诊。该证明书的申请是免费的，只要直接前往年金事务所的窗口，当场就能签发。这是最能减轻员工经济负担和消除焦虑的方法。
3. 来不及开具证明而全额垫付时的“退款”步骤
【摘要】在柜台全额付款后，等保险卡寄到，可以通过办理“疗养费支付申请”，要回多付的70%费用。
如果在夜间突发高烧等来不及开具资格证明书，不得不在医院垫付了“100%全额”的医疗费，也完全不必惊慌。日本的健康保险制度中设有名为“疗养费”的机制，允许事后要回差额。
- 步骤1：务必在医院索取相关文件
请指导员工，在医院柜台全额付款时，务必索取“领收书（收据）”和“诊疗报酬明细书（Rezept）”这两份文件，并妥善保管。没有这两样东西将无法办理退款。 - 步骤2：如果还在同一个自然月内，可在医院柜台交涉退款
如果保险卡在“就诊的同一个月份内”寄到了手里，只要带着保险卡和收据回到就诊医院的收费窗口，很多情况下医院会重新计算，并当场以现金形式退还70%的差额。 - 步骤3：如果跨月了，则向协会健保等机构提交申请
如果就诊的月份和收到保险卡的月份不同，或者医院拒绝在柜台退款，就需要向所属的健康保险组合（如协会健保等）提交“疗养费支付申请书”，并附上收据等文件。经过审查后，70%的费用将被汇入指定的银行账户（从申请到汇款大约需要1到2个月）。
4. 实务Q&A（绝对不能做的NG行为）
【摘要】解答因出示已失效的旧保险卡而导致“不当得利返还”的严重违规纠纷。
Q. 在公司的保险卡寄到之前，可以继续在医院使用之前在区役所办的“国民健康保险卡”吗？
A. 绝对不可以。在迎来入职日（公司社会保险资格取得日）的瞬间，国民健康保险的效力在法律上就已经丧失了。如果拿着已经失效的国民健康保险卡去医院按30%比例就诊，日后区役所会寄来极其严厉的通知：“立刻返还使用无效保险卡不当免除的70%费用（不当得利返还请求）”，强制要求一次性退还。正确的做法是，从入职日起绝对不再使用旧卡，先全额垫付，之后再用公司的新保险去申请退款。
Q. 退款（疗养费支付申请）手续最晚需要在什么时候办理？
A. 从支付医疗费的第二天算起“2年内”。超过2年即视为过了诉讼时效，将丧失要求退款的权利。由于外籍员工往往因为不知道如何填写申请表而放置不管，建议人事担当者建立一套协助填写申请书的支援机制。
结论：用“事前预告”防范空白期的恐慌
“明天开始没有保险卡用了”或者“手里没卡”，这种状况对担忧自身健康的员工来说是极大的压力。人事担当者应在入职培训阶段，就将“卡片寄到需要2周时间”以及“期间若生病该如何垫付与申请退款的机制”形成文字规定并与员工共享，从而消除他们在构建生活基础设施时产生的不必要的恐慌。